Termin startu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) zbliża się wielkimi krokami. Dwie na trzy firmy nie mają o nim wiedzy. Brak przygotowania dotyczy strony logistycznej czyli zakupu i przygotowania odpowiedniego oprogramowania oraz elementarnej wiedzy o KSeF.
Z badania Edisonda przeprowadzonego na zlecenie SaldeoSMART wynika, że tylko 34% przedsiębiorstw z sektora MŚP w Polsce wie o nowych obowiązkach, jakie będą nałożone na biznes.
Wielu przedsiębiorców jest przekonanych, że wdrożeniem systemu zajmą się ich biura rachunkowe. Jednak za zgodność faktur z KSeF odpowiadać będą przedsiębiorcy, nie ich doradcy.
KSeF to zarządzana przez Ministerstwo Finansów platforma elektroniczna ma całkowicie zmienić sposób wystawiania i odbierania faktur. Przedsiębiorstwa będą zobowiązane do korzystania z ustrukturyzowanego formatu i przesyłania faktur wyłącznie za pośrednictwem systemu centralnego.
Według aktualnych wytycznych obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie w dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla dużych firm oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Mikrofirmy zostaną objęte nowymi regulacjami dopiero od 1 października 2026 r.
Tylko 11% podmiotów MŚP deklaruje, że już korzysta z udostępnionej przez Ministerstwo Finansów aplikacji testowej, pozwalającej m.in. na wystawianie i odbieranie faktur z KSeF, a także podgląd dokumentów. Wiele małych i średnich firm w Polsce planuje rozpocząć przygotowania do wdrażania nowych obowiązków dopiero w drugim kwartale 2025 roku, a część z nich zainicjuje ten proces w 2026 roku.
Mimo braku jasności co do ostatecznego kształtu systemu, firmy już dziś mogą podjąć wiele działań.
Warto stopniowo zapoznawać się z nowym podejściem do tworzenia, przesyłania i przechowywania plików księgowych, w czym pomocne jest wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów.
Dzięki temu przedsiębiorcy mogą nie tylko uporządkować swoje procesy wewnętrzne, ale również zyskać większą kontrolę nad dokumentacją i szybciej reagować na zmiany w przepisach. Zatem kluczowe jest, by zalogować się do wersji testowej KSeF i sprawdzenie w praktyce jego możliwości.
Dobrą praktyką będzie przeanalizowanie używanych przez siebie programów księgowych i systemów do zarządzania fakturami pod kątem ich zgodności z KSeF i zdolności do obsługi nowego formatu faktur.
Dla wielu firm ten moment może stać się impulsem do weryfikacji, czy dotychczasowe rozwiązania IT nadążają za zmieniającymi się regulacjami i zapewnią firmie elastyczność w obliczu kolejnych etapów cyfryzacji.
Źródło: Infor.pl / Fot. iStock
Oprac.: M. Rybko
